Nie daj się zaskoczyć nowym przepisom. Przygotuj się na rewolucję w fakturowaniu!

Krajowy System eFaktur (KSeF), zgodnie z najnowszymi ustaleniami Ministerstwa Finansów, będzie obowiązkowy od 2026 roku. Dla podatników VAT o obrotach przekraczających 200 milionów złotych, Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku. Dla pozostałych przedsiębiorstw korzystanie z KSeF będzie wymagane od 1 kwietnia 2026 roku. Te informacje pochodzą z briefingu prasowego, który odbył się 24 kwietnia 2024 roku, zorganizowanego przez Ministerstwo Finansów. Podczas konferencji wyjaśniono również, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne. Zmiany te mają na celu ułatwienie i przyspieszenie procesu fakturowania, a także zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym.

Prace nad projektem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce trwają od 2016 roku. Za rozwój projektu odpowiada Ministerstwo Finansów. Celem wprowadzenia KSeF-u jest być uszczelnienie i zabezpieczenie polskiego systemu podatkowego przez umożliwienie podatnikom VAT elektronicznego wystawiania i odbierania faktur w specjalnym, ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Mimo, że ustawa wprowadzająca KSeF została już podpisana, Krajowy System e-Faktur obecnie jest dobrowolny dla wszystkich przedsiębiorców. Pierwotnie, KSeF miał zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku poinformowało jednak o przesunięciu tego terminu. Minister Andrzej Domański argumentował decyzję wynikiem specjalnego audytu, który miał sprawdzić płynność działania systemu. Okazało się, że technologia nie spełnia niektórych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Nowym terminem, od kiedy KSeF będzie obowiązkowy jest 1 luty 2026 roku dla podatników VAT o obrotach rocznych powyzej 200 milionów złotych oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Podatnicy mają możliwość korzystania z systemu przed tym terminem, a ustrukturyzowana e-faktura jest jedną z dozwolonych form dokumentowania transakcji. W okresie od stycznia 2022 do sierpnia 2023, przez KSeF przeszło niemal 67 tysięcy e-faktur, a około 1000 firm regularnie z niego korzystało. Od września 2023 roku działa już druga wersja struktury e-faktury, która pozostanie w użyciu do czasu wdrożenia ostatecznego rozwiązania.

E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą do tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych.
System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie ustrukturyzowane e-faktury są tworzone według określonego przez Ministerstwo Finansów formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych do centralnej bazy danych ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API). Po wysłaniu, faktura staje się dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę. Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści.

Po pierwsze, obniża koszty, gdyż faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, eliminując potrzebę ich archiwizacji w osobnych systemach IT.
Po drugie, ujednolica standardy faktur, co ułatwia cyfryzację i automatyzację ich obiegu między podatnikami oraz proces księgowania.
Co więcej, dzięki natychmiastowemu dostępowi do wystawionych faktur, procesy księgowe mogą być znacznie przyspieszone, co jest korzystne dla szybkości wymiany danych między kontrahentami.
System KSeF również minimalizuje ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktur i zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, co zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów lub usług.

Polska była czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zaimplementował e-fakturę.

Obowiązkowe stosowanie e-faktur w Polsce zostanie wprowadzone od 1 lutego 2026 roku dla firm o przychodach pow. 200 mln zł rocznie, a dla wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026. Mimo, że pierwotnie planowano wprowadzić obowiązkowe e-faktury od 2024 roku, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przedłużenie prac nad systemem KSeF. Przedsiębiorcy już teraz mogą dobrowolnie korzystać wystawiania i odbierania faktur elektronicznych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Aplikacja e-mikrofirma została uruchomiona przez Ministerstwo Finansów w Polsce w 2020 roku. Jest to narzędzie przeznaczone dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ułatwiające im wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu oraz tworzenie ewidencji VAT. Dodatkowo, aplikacja e-mikrofirma umożliwia generowanie, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) do systemu Ministerstwa Finansów.