Od 2026 roku KSeF zmienia sposób fakturowania w Polsce. Sprawdź, jak to wpływa na pracę Twojego biura rachunkowego i jak zorganizować nowe obowiązki wobec klientów.
Dowiedz się więcej
Włącz darmową integrację z KSeF i wejdź w nową erę fakturowania bez wysiłku. Zobacz, jakie to proste!
KSeF obejmuje faktury między firmami. Twoi klienci nie muszą już dostarczać Ci dokumentów mailem czy osobiście – jeśli nadadzą Ci uprawnienia w KSeF, pobierzesz je bezpośrednio z systemu.
To oznacza, że musisz przygotować się na nowy sposób pracy:
Chcesz sprawdzić informacje u źródła? Poniżej znajdziesz aktualne materiały Ministerstwa Finansów dotyczące KSeF.
KSeF to dla biur księgowych nie tylko nowe wymagania, ale też realna szansa na rozwój i automatyzację procesów.
Wszystkie faktury klientów masz w jednym miejscu, bez proszenia o dosyłanie brakujących dokumentów.
Jednolity format e-faktur sprawia, że łatwiej je zweryfikujesz i unikniesz pomyłek w księgowaniu.
Dokumenty są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie musisz się martwić o ich archiwizację.
Mniej pracy manualnej pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na doradztwo i obsługę klienta.
Wejście obowiązkowego KSeF oznacza dla biur księgowych nowe obowiązki, ale też większą kontrolę nad dokumentami, mniej błędów i szansę na rozwój.
Jeśli klient nie nada biuru uprawnień w KSeF, nie będzie ono miało realnie dostępu do jego faktur – a bez tego rzetelne księgowanie będzie w praktyce niemożliwe.
Jeśli chcesz uniknąć stresujących sytuacji, uporządkuj obsługę KSeF w biurze według poniższych kroków.
Zweryfikuj uprawnienia do KSeF (czy masz dostęp jako pełnomocnik klientów).
Przygotuj procesy obsługi dokumentów.
Przetestuj integrację z systemem do fakturowania – biuro rachunkowe, które udostępnia klientowi program do fakturowania, powinno upewnić się, że system ten jest kompatybilny z KSeF – umożliwia wysyłkę i odbiór faktur w formacie ustrukturyzowanym.
Przeszkol zespół, by wiedział, jak obsługiwać faktury ustrukturyzowane (XML).
Przygotuj zmianę umów z klientami, jeśli takie zmiany przewidujesz.
Nowa rzeczywistość w sposobie fakturowania to też wypracowanie nowego modelu komunikacji i współpracy z klientem. Warto poznać oczekiwania klientów i dopasować model wsparcia, z zachowaniem jasnego podziału odpowiedzialności.
W jakiej roli chcesz występować jako biuro?
Jeśli zdecydujesz się działać jako pełnomocnik klienta w KSeF, możesz:
Najczęstsze pytania biur rachunkowych o KSeF.
Tak. Uprawnienia w KSeF nadaje każdy klient osobno – biuro rachunkowe ma dostęp tylko do faktur tych klientów, którzy nadali mu uprawnienia. Klient wskazuje biuro przez NIP w Aplikacji Podatnika KSeF i określa zakres dostępu, np. do wystawiania, odbierania lub podglądu faktur.
Biuro rachunkowe nie musi pobierać faktur klientów z KSeF – zależy to od ustaleń z klientem. Jeśli klient nada biuru uprawnienia w KSeF, biuro może samo pobierać jego faktury. W przeciwnym razie przedsiębiorca pobiera faktury z KSeF i przekazuje je biuru w formie elektronicznej.
Klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF – wskazując NIP biura i zakres dostępu. Biuro może następnie działać w imieniu klienta przy użyciu własnego certyfikatu KSeF. Tokeny KSeF są obsługiwane tylko do 31 grudnia 2026 r.
KSeF na początku oznacza dla biur rachunkowych więcej pracy – dochodzą nowe obowiązki: obsługa uprawnień, weryfikacja statusów faktur i praca z formatem XML. W dłuższej perspektywie KSeF pozwala zautomatyzować pobieranie dokumentów i ograniczyć ręczną pracę, co przekłada się na oszczędność czasu.
Tak. Dokumenty są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Biuro rachunkowe nie musi martwić się o ich archiwizację po stronie klienta – wszystkie faktury są dostępne w systemie przez wymagany okres.
Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci przygotować swoje biuro na KSeF.
E-faktura i jej rozliczenie polega na przesyłaniu i przetwarzaniu dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki odpowiednim narzędziom księgowym, takim jak Fakturownia, przedsiębiorcy mogą automatycznie tworzyć, wysyłać i archiwizować faktury. Systemy te są zintegrowane z narzędziami do zarządzania finansami, co pozwala na bieżąco monitorować płatności i automatycznie księgować dokumenty.
Czytaj dalejWprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) otwiera przed polskimi przedsiębiorstwami nowe możliwości w zakresie optymalizacji i automatyzacji procesów księgowych. System ten, będący odpowiedzią na rosnące potrzeby cyfryzacji i efektywności operacyjnej, może znacząco przyspieszyć i usprawnić zarządzanie finansami w firmach. W tym artykule przyjrzymy się, jak działa KSeF, jakie korzyści przynosi jego implementacja oraz jak można go wykorzystać do automatyzacji księgowości.
Czytaj dalejKSeF zmienia sposób pracy biur rachunkowych - faktury klientów są dostępne bezpośrednio w systemie, bez konieczności ich fizycznego dostarczania. Jeśli klient nada biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia w KSeF, biuro może wystawiać i pobierać faktury w jego imieniu.
Czytaj dalejZ nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.
