KSeF a biura rachunkowe – wszystko, co musisz wiedzieć

Od 2026 roku KSeF zmieni sposób fakturowania w Polsce. Sprawdź, jak to wpłynie na Twoje biuro rachunkowe i jak możesz się przygotować do nowych obowiązków wobec klientów.

Dowiedz się więcej

Dlaczego KSeF dotyczy Twojego biura księgowego?

KSeF obejmie wszystkie faktury między firmami. Twoi klienci nie będą Ci już dostarczać dokumentów mailem czy osobiście. To Ty pobierzesz je bezpośrednio z systemu.

    To oznacza, że musisz przygotować się na nowy sposób pracy:
  • Klienci nie będą już dostarczać faktur w PDF-ach czy na papierze. Wszystko trafi bezpośrednio do KSeF.
  • Księgowi będą odpowiadać za pobieranie faktur kosztowych i kontrolę, czy faktury sprzedażowe zostały poprawnie przesłane.
  • Do obowiązków księgowego dojdzie obsługa techniczna KSeF – weryfikacja statusów, odbiór dokumentów, praca na fakturach w formacie XML.

Co zyskasz dzięki KSeF

KSeF to dla biur księgowych nie tylko nowe wymagania, ale też realna szansa na rozwój i automatyzację procesów.

Szybsza praca

Wszystkie faktury klientów masz w jednym miejscu, bez proszenia o dosyłanie brakujących dokumentów.

Mniej błędów

Jednolity format e-faktur sprawia, że łatwiej je zweryfikujesz i unikniesz pomyłek w księgowaniu.

Bezpieczeństwo

Dokumenty są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie musisz się martwić o ich archiwizację.

Nowe możliwości

Mniej pracy manualnej pozwoli Ci zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na doradztwo i obsługę klienta.

KSeF w praktyce – obowiązki i odpowiedzialność

Wejście obowiązkowego KSeF oznacza dla biur księgowych nowe obowiązki, ale też większą kontrolę nad dokumentami, mniej błędów i szansę na rozwój.

Jak KSeF zmienia obowiązki biur księgowych?
  • Faktury – nie będą już dostarczane osobiście przez klienta lub przesyłane mailem, tylko księgowy sam będzie mógł pobierać dokumenty z systemu.
  • Weryfikacja statusów faktur – trzeba będzie sprawdzać, czy faktury sprzedażowe klientów faktycznie zostały wysłane do KSeF i przyjęte przez system.
  • Obsługa pełnomocnictw – wielu klientów upoważni swoje biura do działania w KSeF. Samo zarządzanie dostępami, certyfikatem czy podpisami to dodatkowe zadanie.
  • Komunikacja z klientami – klienci będą zagubieni w pierwszych miesiącach. Biuro może stać się dla nich doradcą i głównym źródłem informacji na temat KSeF.
Gdzie leży odpowiedzialność?
  • Klient odpowiada za treść faktury (czyli dane, kwoty, poprawność merytoryczną), tak by jego dokumenty były zgodne z wymogami KSeF.
  • Księgowy odpowiada za to, żeby faktury były pobrane z KSeF, sprawdzone i poprawnie zaksięgowane.

Jeśli klient nie udzieli biuru pełnomocnictwa, nie będzie ono miało realnie dostępu do jego faktur – a bez tego rzetelne księgowanie będzie w praktyce niemożliwe.

Jak przygotować swoje biuro na KSeF?

Jeśli chcesz uniknąć stresujących sytuacji, zacznij działać już teraz.
Im wcześniej się przygotujesz, tym łatwiej będzie Ci odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Zweryfikuj uprawnienia do KSeF (czy masz dostęp jako pełnomocnik klientów).

Przygotuj procesy obsługi dokumentów.

Przetestuj integrację z systemem do fakturowania – biuro rachunkowe, które udostępnia klientowi program do fakturowania, powinno upewnić się, że system ten jest kompatybilny z KSeF – umożliwia wysyłkę i odbiór faktur w formacie ustrukturyzowanym.

Przeszkol zespół, by wiedział, jak obsługiwać faktury ustrukturyzowane (XML).

Przygotuj zmianę umów z klientami, jeśli takie zmiany przewidujesz.

Nowy model współpracy z klientem

Nowa rzeczywistość w sposobie fakturowania to też wypracowanie nowego modelu komunikacji i współpracy z klientem. Warto poznać oczekiwania klientów i dopasować model wsparcia, z zachowaniem jasnego podziału odpowiedzialności.

    W jakiej roli chcesz występować jako biuro?
  • jako pełnomocnik – z tokenem, który umożliwia dostęp do faktur, wystawianie faktur, zarządzanie uprawnieniami i ich przegląd
  • jedynie jako doradca

Pełnomocnictwa i nadania uprawnień

    Jeśli zdecydujesz się działać jako pełnomocnika klienta w KSeF, możesz:
  • Otrzymać od klienta uprawnienia jako podmiot – klient nadaje uprawnenia biuru za pomocą numeru NIP i nazwy biura. Dzięki temu biuro może samodzielnie pobierać faktury z KSeF i wystawiać dokumenty w imieniu klienta, bez ujawniania danych właściciela lub pracowników. Do tego rodzaju uprawnień biuro musi posiadać pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP.
  • Otrzymać od klienta uprawnienia dla konkretnej osoby w biurze – klient, za pomocą specjalnego formularza ZAW-FA lub UPL-1, nadaje uprawnienia do KSeF konkretnemu pracownikowi biura, który może samodzielnie pobierać lub wystawiać faktury w KSeF w imieniu klienta.

Bądź na bieżąco

Tu znajdziesz praktyczne artykuły, które pomogą Ci lepiej zrozumieć nowe zasady i spokojnie przygotować się do KSeF.

Dowiedz się więcej
Dwie młode kobiety siedzące przy biurku i papierach uśmiechające się

KSeF – Jak wpłynie na pracę biur rachunkowych?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie miało znaczący wpływ na funkcjonowanie biur rachunkowych w Polsce, przynosząc zarówno wyzwania, jak i korzyści. KSeF, który stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, wymaga od przedsiębiorców i biur rachunkowych odpowiedniego przygotowania do nowych realiów fakturowania elektronicznego​​.

Czytaj dalej
Uścisk dłoni ręki robota i człowieka na fioletowym tle

Jak wykorzystać KSeF do automatyzacji procesów księgowych w firmie?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) otwiera przed polskimi przedsiębiorstwami nowe możliwości w zakresie optymalizacji i automatyzacji procesów księgowych. System ten, będący odpowiedzią na rosnące potrzeby cyfryzacji i efektywności operacyjnej, może znacząco przyspieszyć i usprawnić zarządzanie finansami w firmach. W tym artykule przyjrzymy się, jak działa KSeF, jakie korzyści przynosi jego implementacja oraz jak można go wykorzystać do automatyzacji księgowości.

Czytaj dalej
Siedząca kobieta pokazana tyłem trzymająca w ręce faktury, obok kalkulator

Jak wygląda proces elektronicznego rozliczania faktur w praktyce?

E faktury to innowacyjne rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie dokumentami finansowymi w firmach. Proces rozliczenia e-faktur jest prosty i efektywny, a wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jeszcze bardziej usprawni te procedury. Poniżej opisujemy, jak w praktyce wygląda elektroniczne rozliczanie faktur.

Czytaj dalej

Przygotuj swoją firmę na KSeF

Z nami masz zawsze aktualne i rzetelne informacje pod ręką.