Najważniejsze i zawsze aktualne informacje na temat KSeF zawsze pod ręką.
Najważniejsze zmiany w KSeF od 2027 r. to koniec limitu 10 tys. zł i faktur z kas rejestrujących, numer KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT oraz kary za faktury wystawione poza systemem. Wszystkie wejdą 1 stycznia 2027 r., choć rządowy projekt zakłada stosowanie kar dopiero od 2028 r.
Czytaj dalejWystawienie faktury w KSeF polega na przesłaniu do systemu pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(3) z konta, które przeszło uwierzytelnienie i ma nadane uprawnienia dla danego NIP. Dokument staje się fakturą w rozumieniu przepisów dopiero wtedy, gdy Krajowy System e-Faktur przyjmie plik i przypisze mu numer identyfikujący. Od 1 kwietnia 2026 r. ta droga obowiązuje w krajowym obrocie B2B praktycznie wszystkich czynnych podatników VAT.
Czytaj dalejNumer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje automatycznie każdej przyjętej fakturze. Znajdziesz go w UPO, w Aplikacji Podatnika KSeF, w programie do fakturowania i pod kodem QR na wizualizacji. Podaje się go w korekcie, w fakturze rozliczającej zaliczki, w JPK_V7, a od 1 stycznia 2027 r. także w tytule przelewu.
Czytaj dalejNajważniejsze zmiany w KSeF od 2027 r. to koniec limitu 10 tys. zł i faktur z kas rejestrujących, numer KSeF w przelewach między czynnymi podatnikami VAT oraz kary za faktury wystawione poza systemem. Wszystkie wejdą 1 stycznia 2027 r., choć rządowy projekt zakłada stosowanie kar dopiero od 2028 r.
Czytaj dalejWystawienie faktury w KSeF polega na przesłaniu do systemu pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(3) z konta, które przeszło uwierzytelnienie i ma nadane uprawnienia dla danego NIP. Dokument staje się fakturą w rozumieniu przepisów dopiero wtedy, gdy Krajowy System e-Faktur przyjmie plik i przypisze mu numer identyfikujący. Od 1 kwietnia 2026 r. ta droga obowiązuje w krajowym obrocie B2B praktycznie wszystkich czynnych podatników VAT.
Czytaj dalejNumer KSeF to 35-znakowy identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje automatycznie każdej przyjętej fakturze. Znajdziesz go w UPO, w Aplikacji Podatnika KSeF, w programie do fakturowania i pod kodem QR na wizualizacji. Podaje się go w korekcie, w fakturze rozliczającej zaliczki, w JPK_V7, a od 1 stycznia 2027 r. także w tytule przelewu.
Czytaj dalejAwaria KSeF czy błąd po Twojej stronie? Sprawdź status systemu, błędy 450 i 440 oraz terminy dosłania faktury. Zobacz, jak działać.
Czytaj dalejPo nadaniu numeru KSeF faktury nie anulujesz, nie usuniesz ani nie poprawisz w oryginale – pozostaje korekta, a jej rodzaj zależy od błędu. Sprawdź, jak poprawić fakturę.
Czytaj dalejWszystkie cztery programy – Fakturownia, iFirma, wFirma i inFakt – obsługują KSeF 2.0 i spełniają wymogi wprowadzone od 1 kwietnia 2026 r. dla większości podatników VAT. Różnią się zakresem funkcji, modelem (samo fakturowanie vs. pełna księgowość) oraz szczegółami integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Wybór zależy przede wszystkim od tego, czy firma potrzebuje wyłącznie wystawiania i odbierania faktur, czy również samodzielnego rozliczania podatków i kadr.
Czytaj dalejDo 31 grudnia 2026 r. za fakturę wystawioną poza KSeF albo spóźnione dosłanie faktury do systemu nie grozi kara pieniężna, a art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wyklucza w takich sprawach postępowanie karne skarbowe – także po 2026 r. Według obowiązującej ustawy urząd skarbowy będzie mógł nakładać kary administracyjne (do 100% VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto przy fakturze bez VAT) od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt nowelizacji, przyjęty 20 października 2026 r. i skierowany do Sejmu, zakłada przesunięcie startu kar o rok. Sejm nie uchwalił jeszcze tej nowelizacji. Kodeks karny skarbowy nadal obejmuje niewystawienie faktury oraz faktury wadliwe i nierzetelne.
Czytaj dalejOd 14 lutego 2026 r. Ministerstwo udostępniło logowanie do KSeF przez mObywatel – bezpłatną aplikację mobilną wykorzystywaną do potwierdzania tożsamości w e-usługach publicznych. Dowiedz się jak wygląda logowanie i kto może z niego korzystać.
Czytaj dalejAby uruchomić integrację z KSeF, zweryfikuj dane firmy w CEIDG/KRS, uzyskaj dostęp do systemu – Profil Zaufany dla JDG lub formularz ZAW‑FA/pieczęć kwalifikowana dla spółek – i połącz program do fakturowania z API KSeF. Poniżej znajdziesz konkretne kroki, które pozwolą uniknąć problemów przy uwierzytelnianiu i integracji.
Czytaj dalejNadawanie uprawnień w KSeF polega na przypisaniu konkretnym osobom lub podmiotom prawa do wystawiania faktur, przeglądania dokumentów lub zarządzania dostępem. Domyślnie pełne uprawnienia ma wyłącznie właściciel firmy – pracownicy, księgowi i biura rachunkowe muszą je otrzymać ręcznie.
Czytaj dalejSpółka, np. spółka z o.o., uzyskuje dostęp do KSeF bez rejestracji – na dwa sposoby. Loguje się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo wskazuje w zawiadomieniu ZAW-FA osobę, która działa w KSeF w jej imieniu. Ta osoba nadaje potem uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu. Spółki wystawiają faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a największe – od 1 lutego 2026 r.
Czytaj dalejW KSeF nie trzeba się rejestrować ani zakładać konta – właściciel JDG uzyskuje dostęp przy pierwszym logowaniu, a uprawnienia właściciela system nadaje automatycznie. Do logowania służą 4 metody: login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna), podpis kwalifikowany, token i certyfikat KSeF. Obowiązek KSeF objął JDG 1 kwietnia 2026 r., a do końca 2026 r. faktury poza systemem mogą wystawiać m.in. firmy ze sprzedażą fakturową do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Czytaj dalejCertyfikat KSeF to wydawane przez Ministerstwo Finansów poświadczenie tożsamości w Krajowym Systemie e-Faktur. Wygenerujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF w zakładce Certyfikaty albo w programie do fakturowania połączonym z KSeF, a po przetworzeniu wniosku pobierzesz jako plik .crt. Certyfikat typu 1 służy do logowania programu w KSeF, a typu 2 – do wystawiania faktur offline. Każdy jest ważny najwyżej 2 lata.
Czytaj dalejWdrożenie KSeF w firmie zaczynasz od sprawdzenia, od kiedy obejmuje Cię obowiązek i wyboru narzędzia – bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF albo programu do fakturowania połączonego z KSeF. Potem logujesz się do KSeF, nadajesz uprawnienia, ustalasz zasady z biurem rachunkowym i sprawdzasz swoje faktury.
Czytaj dalejAplikacja Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów jest bezpłatna i pozwala wystawić podstawową fakturę ustrukturyzowaną – sprawdza się przy kilku fakturach miesięcznie, wprowadzanych ręcznie. Profesjonalny program do faktur zintegrowany z KSeF automatyzuje wysyłkę, obsługuje tryb offline i integruje się z systemami księgowymi, co czyni go lepszym wyborem dla firm o większej skali działalności.
Czytaj dalejObowiązkowy KSeF zmienia fakturowanie nawet dla firm, które już dziś wystawiają e-faktury – dotychczasowe PDF-y czy pliki XML wysyłane mailem nie spełniają nowych wymogów. Każda faktura B2B musi mieć ściśle określoną strukturę XML zgodną ze schematem FA(3), zostać przesłana do systemu Ministerstwa Finansów i otrzymać numer KSeF – dopiero wtedy istnieje prawnie.
Czytaj dalejOd 1 lutego 2026 r. największe firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy wystawiają faktury w KSeF, w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a nabywca otrzymuje ją w dniu nadania numeru KSeF. Nie wpiszesz już dowolnej, wcześniejszej daty wystawienia, a firmie z Polski nie wyślesz faktury w PDF e-mailem – chyba że do końca 2026 r. korzystasz z wyjątku, np. z limitu 10 tys. zł miesięcznie.
Czytaj dalejGdy KSeF nie działa, fakturę wystawisz w trybie offline24 (z własnej decyzji – wysyłka do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), przy ogłoszonej niedostępności systemu (wysyłka następnego dnia roboczego po jej zakończeniu) albo przy awarii (7 dni roboczych od jej zakończenia). Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, faktur nie przesyłasz do KSeF. Fakturę przekazaną nabywcy poza KSeF oznaczasz kodami QR, a do jednego z nich potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Czytaj dalej
