Do 31 grudnia 2026 r. za fakturę wystawioną poza KSeF albo spóźnione dosłanie faktury do systemu nie grozi kara pieniężna, a art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wyklucza w takich sprawach postępowanie karne skarbowe – także po 2026 r. Według obowiązującej ustawy urząd skarbowy będzie mógł nakładać kary administracyjne (do 100% VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto przy fakturze bez VAT) od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt nowelizacji, przyjęty 20 października 2026 r. i skierowany do Sejmu, zakłada przesunięcie startu kar o rok. Sejm nie uchwalił jeszcze tej nowelizacji. Kodeks karny skarbowy nadal obejmuje niewystawienie faktury oraz faktury wadliwe i nierzetelne.
Zasady i harmonogram kar KSeF w 2026 roku
Odpowiedzialność za naruszenia w KSeF wynika z dwóch odrębnych przepisów: administracyjnych kar pieniężnych z art. 106ni ustawy o VAT oraz Kodeksu karnego skarbowego. Każdy z nich obejmuje inne naruszenia i działa w innym czasie:
- do 31 grudnia 2026 r. – brak kar pieniężnych za fakturę poza KSeF i za spóźnioną wysyłkę oraz brak postępowania z KKS za te naruszenia
- od 1 stycznia 2027 r. – kary pieniężne według obowiązującej ustawy; jeśli przed tą datą wejdzie w życie nowelizacja odraczająca kary, w 2027 r. kary nie będą nakładane
- od 1 stycznia 2028 r. – kary pieniężne niezależnie od losów projektu
- przez cały czas – odpowiedzialność z art. 62 KKS za niewystawienie faktury oraz za faktury wadliwe i nierzetelne
1. Kary administracyjne KSeF
Administracyjne kary pieniężne za naruszenia w KSeF określa art. 106ni ustawy o VAT. Obejmują wystawienie faktury poza systemem oraz niedosłanie w terminie faktury z trybu offline24, awarii lub niedostępności KSeF – także wtedy, gdy taka faktura nie jest zgodna ze strukturą FA(3).
Zgodnie z przepisami, docelowe sankcje administracyjne wyniosą:
- Do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze (w przypadku wystawienia dokumentu bez użycia systemu).
- Do 18,7% kwoty należności ogółem (dla faktur bez wykazanego podatku VAT, m.in. u podatników zwolnionych).
- Te same limity – do 100% VAT albo do 18,7% kwoty brutto – za niedosłanie w terminie faktury wystawionej w trybie offline24, w czasie niedostępności lub awarii KSeF.
Zobacz też: Awaria KSeF – dlaczego system nie działa i jak dosłać fakturę
Kary obejmą także firmy, które w 2026 r. wystawiały faktury poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie, bo limit wygasa z końcem 2026 r.
Od kiedy będą nakładane kary KSeF?
Według obowiązującej ustawy kary KSeF będą nakładane od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt nowelizacji, który zakłada przesunięcie startu kar na 1 stycznia 2028 r. Projekt jest już w Sejmie (druk nr 3245) po pierwszym czytaniu, ale nie został uchwalony – do tego czasu obowiązuje termin z ustawy. Odroczenie miałoby objąć tylko kary, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF się nie zmieni.
Brak kar w 2027 r. nie oznacza braku reakcji urzędu. Według uzasadnienia projektu organy KAS mają najpierw przypominać o obowiązku KSeF, a gdy to nie pomoże – sprawdzać na podstawie art. 272 Ordynacji podatkowej, czy pomijanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnego rozliczania VAT.
Zobacz też: Zmiany w KSeF od 2027 roku
Od czego zależy wysokość kary KSeF?
Stawki z art. 106ni to górne granice, a nie kwota naliczana automatycznie. Karę będzie nakładał naczelnik urzędu skarbowego w decyzji. Przy ustalaniu kwoty uwzględni m.in. wagę, okoliczności i czas trwania naruszenia, wcześniejsze podobne naruszenia, dobrowolne działania firmy podjęte, by uniknąć skutków naruszenia, uzyskaną korzyść, a w przypadku osoby fizycznej – jej sytuację osobistą. Karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji.
Urząd nie nałoży kary, jeśli naruszenie wynikło z siły wyższej. Przy naruszeniu o znikomej wadze, którego firma już nie popełnia, poprzestanie na pouczeniu. Ministerstwo Finansów potwierdziło w odpowiedzi na interpelację nr 17163 z 7 czerwca 2026 r., że te zasady Kodeksu postępowania administracyjnego obowiązują także przy karach KSeF. Firmy w pierwszym roku działalności nie mają tu dodatkowej ochrony – urząd będzie mógł nałożyć karę bez wcześniejszego wezwania do usunięcia naruszenia.
2. Odpowiedzialność karnoskarbowa (KKS) w KSeF
Za wystawienie faktury poza KSeF albo spóźnione dosłanie faktury z trybu offline lub awaryjnego nie wszczyna się postępowania karnego skarbowego (art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT). Przepis ten nie wygasa z końcem 2026 r. – będzie stosowany także wtedy, gdy zaczną obowiązywać kary pieniężne.
Kodeks karny skarbowy nadal działa w sprawach niezwiązanych z samym KSeF. Bez względu na to, czy faktura trafiła do systemu, art. 62 KKS przewiduje karę za:
- niewystawienie faktury albo odmowę jej wydania
- fakturę wadliwą, w której brakuje danych wymaganych przepisami
- fakturę nierzetelną, która nie odpowiada rzeczywistości, a także posługiwanie się taką fakturą
Karę z KKS ponosi osobiście właściciel firmy lub osoba odpowiedzialna w niej za rozliczenia – nie firma.
Zobacz też: Korekta faktury w KSeF – jak poprawić błędny dokument po wysłaniu
3. Czy za fakturę papierową lub PDF poza KSeF grozi odpowiedzialność z KKS?
Za wystawienie faktury papierowej albo w PDF zamiast w KSeF nie grozi odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego, bo art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT wyklucza w takiej sytuacji postępowanie karne skarbowe. Za taką fakturę grozi kara pieniężna, którą według obowiązującej ustawy urząd będzie mógł nałożyć od 1 stycznia 2027 r.
Kary dotyczą tylko faktur objętych obowiązkiem KSeF. Obowiązek ten nie obejmuje faktur dla konsumentów, czyli osób prywatnych bez działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT) – takie faktury można wystawiać na papierze lub w PDF.
Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku
4. Jak uniknąć kar KSeF?
Wdrożenie odpowiednich schematów postępowania to najskuteczniejsza metoda ochrony przed sankcjami skarbowymi. Aby zminimalizować ryzyko finansowe, przedsiębiorcy powinni:
- Wystawiać faktury w strukturze FA(3): to obowiązujący wzór faktury w KSeF. Kara grozi również za fakturę z trybu offline24, awarii lub niedostępności KSeF, która nie jest zgodna z tą strukturą.
- Pilnować terminów dosłania faktur: fakturę z trybu offline24 trzeba wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Fakturę z okresu niedostępności KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów wysyła się najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu. Fakturę z awarii ogłoszonej komunikatem na stronie ministerstwa trzeba dosłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Po starcie kar spóźnienie będzie zagrożone taką samą sankcją jak faktura wystawiona poza KSeF.
- Sprawdzać, kto jest nabywcą: faktura dla konsumenta może pozostać poza KSeF, ale faktura dla firmy musi trafić do systemu – także wtedy, gdy wystawia ją podatnik zwolniony z VAT.
- Wysyłać faktury od razu po zapisaniu: w KSeF faktura jest wystawiona w dniu jej przesłania do systemu. Gdy klient otrzyma PDF dokumentu, który nie trafił jeszcze do KSeF, będzie to faktura wystawiona poza systemem.
To ogólne zasady, a nie indywidualna porada podatkowa – w razie wątpliwości co do konkretnej faktury skonsultuj się ze swoim księgowym.
Zobacz też: Tryb offline w KSeF – jak wystawić fakturę, gdy system nie działa?
Podsumowanie
Do końca 2026 r. za fakturę poza KSeF nie grożą ani kary pieniężne, ani postępowanie z KKS. Według obowiązującej ustawy od 1 stycznia 2027 r. urząd będzie mógł nakładać kary do 100% VAT albo do 18,7% kwoty brutto. Termin może przesunąć się na 1 stycznia 2028 r., jeśli zostanie uchwalony rządowy projekt nowelizacji, ale nie zmieni to samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Niezależnie od KSeF Kodeks karny skarbowy nadal obejmuje niewystawienie faktury oraz faktury wadliwe i nierzetelne.
Często zadawane pytania (FAQ)
Czy w 2026 roku urząd może nałożyć karę za błędy w KSeF?
W 2026 roku urząd nie może nałożyć kary za fakturę wystawioną poza KSeF ani za fakturę dosłaną do systemu po terminie. Kary pieniężne za te naruszenia nie są jeszcze stosowane, a postępowanie karne skarbowe w takich sprawach wyłącza art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT. Kodeks karny skarbowy nadal obejmuje jednak niewystawienie faktury oraz faktury wadliwe i nierzetelne.
Jaka jest docelowa wysokość kary za brak faktury w KSeF?
Kara za fakturę wystawioną poza KSeF może wynieść do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty brutto. Według obowiązującej ustawy urząd będzie mógł ją nakładać od 1 stycznia 2027 r. Jeśli wejdzie w życie nowelizacja odraczająca ich stosowanie, pierwsze kary będą możliwe od 1 stycznia 2028 r. To górna granica – konkretną kwotę ustali naczelnik urzędu skarbowego w decyzji.
Czy kara KSeF grozi za fakturę w formie papierowej?
Kara KSeF grozi za fakturę papierową, jeśli ta faktura powinna trafić do KSeF – od dnia, w którym zaczną obowiązywać przepisy o karach. Grozi wtedy kara pieniężna, ale nie odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego. Kary nie ma za papierową fakturę dla konsumenta, bo faktury dla osób prywatnych są wyłączone z obowiązku KSeF.
Czy firma zwolniona z VAT zapłaci karę za fakturę poza KSeF?
Firma zwolniona z VAT, która wystawi innej firmie fakturę poza KSeF, będzie mogła zapłacić karę do 18,7% kwoty brutto z tej faktury. Korzystanie ze zwolnienia z VAT nie wyłącza obowiązku KSeF – przedsiębiorca na zwolnieniu podmiotowym wystawia faktury firmom w systemie. Według obowiązującej ustawy kary będą nakładane od 1 stycznia 2027 r., a jeśli wejdzie w życie nowelizacja odraczająca kary – od 1 stycznia 2028 r.
Co jeśli nie wyślę faktury do KSeF?
Dokument zapisany w programie, ale nieprzesłany do KSeF, nie jest jeszcze wystawioną fakturą, bo w KSeF faktura powstaje w dniu przesłania. Trzeba go wysłać bez zwłoki, pilnując ustawowego terminu wystawienia faktury. Faktury z trybu offline24, z czasu awarii lub niedostępności systemu mają własne terminy dosłania. Ich przekroczenie w 2026 r. nie jest karane, ale po wejściu w życie przepisów o karach będzie mogło być. Inaczej jest z fakturą od początku wystawioną poza KSeF, np. jako PDF – nie można jej po prostu przesłać do systemu z opóźnieniem, a właściwe rozwiązanie zależy od okoliczności, dlatego najlepiej omówić je z księgowym.
