Zanim wystawisz pierwszą e-fakturę w KSeF, potrzebujesz dostępu do systemu. Bez obaw – to nic skomplikowanego, a cały proces można przejść w kilku krokach, jeśli tylko wiesz od czego zacząć. W tym artykule pokażemy Ci, jak to zrobić.
Dostęp do KSeF dla JDG – wybierz najlepszą metodę logowania
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest prostsza niż w spółkach – to Ty jako osoba fizyczna masz prawo do wystawiania faktur swojej firmy, więc system KSeF automatycznie nadaje Ci uprawnienia właściciela. Oznacza to, że nie trzeba składać żadnych wniosków ani dodatkowych zgłoszeń — każdy przedsiębiorca posiadający NIP od razu zyskuje pełny dostęp do KSeF, wystarczy, że się poprawnie zaloguje.
4 sposoby logowania do KSeF
- Profil Zaufany (najprostszy sposób dla większości firm jednoosobowych)
- Podpis kwalifikowany (jeśli już go masz)
- Token (dodatkowa metoda, najczęściej do integracji z programem do faktur)
- Certyfikat KSeF (nowa metoda – wygodna przy integracjach)
Każda z metod działa trochę inaczej, dlatego warto wiedzieć, kiedy z której korzystać.
Zobacz też: Zarządzanie uprawnieniami w KSeF – kompletny przewodnik dla przedsiębiorców
KSeF i fakturowanie za 0 zł dla JDG
Bądź gotowy na KSeF. Wystawiaj i wysyłaj do 3 faktur miesięcznie za darmo, bez zobowiązań. Zyskaj spokój i oszczędzaj czas.
Dowiedz się więcej
Jak uzyskać dostęp do KSeF przez Profil Zaufany
Profil Zaufany to darmowe narzędzie państwowe, które pozwala potwierdzić Twoją tożsamość online. Jeśli korzystasz z e-urzędów (np. ZUS, e-PIT, CEIDG), to już wiesz, na czym to polega.
Dlaczego to najlepsza opcja dla JDG?
- jest darmowy
- działa od ręki
- nie musisz instalować żadnego oprogramowania
- jedyne, czego potrzebujesz, to bankowość elektroniczna lub aplikacja mObywatel
Jak uzyskać dostęp do KSeF za pomocą Profilu Zaufanego?
- Wejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
- Wpisz numer NIP swojego podmiotu i wybierz środowisko (testowe lub produkcyjne).
- Wybierz opcję Zaloguj przez Profil Zaufany, wypełnij dane do logowania i potwierdź swoją tożsamość – tak jak robisz to przy okazji do e-urzędów, korzystając właśnie z Profilu Zaufanego.
- Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz komunikat informujący Cię o możliwości wysyłania i odbierania faktur w KSeF.
Profil Zaufany jest idealny do logowania „ręcznego”. Jeśli jednak chcesz podłączyć program do faktur, będziesz potrzebować tokenu lub certyfikatu.
Zobacz też: Dostęp do KSeF w spółce – jak przygotować firmę krok po kroku
Logowanie do KSeF podpisem kwalifikowanym
Jeśli masz podpis kwalifikowany do podpisywania umów lub JPK, możesz również użyć go do uwierzytelniania się w KSeF.
Jest jeden warunek – podpis musi zawierać Twój PESEL lub NIP. To dzięki nim system rozpozna, kim jesteś i jakie masz uprawnienia do działania w KSeF. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu.
Tak jak w przypadku logowania Profilem Zaufanym wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl//bezplatne-narzedzia-ksef-20/ wpisz numer NIP swojego podmiotu i wybierz środowisko, a następnie:
- wybierz metodę uwierzytelnienia – logowanie podpisem kwalifikowanym
- kliknij “Podpisz oświadczenie” i wpisz PIN do swojego podpisu
Ta metoda sprawdzi się u przedsiębiorców, którzy używają podpisu na co dzień i nie muszą wnioskować o jego wydanie wyłącznie na potrzeby KSeF. Jeśli nie masz podpisu – nie musisz kupować go specjalnie ze względu na KSeF.
Token w KSeF
Token to klucz dostępu, który działa w oprogramowaniu automatycznie łączącym się z KSeF i nie wymaga uwierzytelniania podpisem użytkownika za każdym razem. Jest to rozwiązanie tymczasowe – tokeny zostaną wygaszone do 31 grudnia 2026 r.
Od 2027 r. integracje z KSeF przejdą całkowicie na certyfikat KSeF.
Najczęściej tokenu używa się, gdy korzystasz z:
- programu do wystawiania faktur
- systemu księgowego połączonego z KSeF
Token generujesz samodzielnie po uwierzytelnieniu w KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Jak wygenerować token?
- Zaloguj się do KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem.
- Przejdź do sekcji zarządzania uprawnieniami lub tokenami.
- Kliknij Utwórz token i nadaj mu nazwę.
- Skopiuj wygenerowany klucz i wklej go w programie do faktur.
Od tej chwili program może automatycznie wysyłać i odbierać faktury w KSeF, bez Twojej dodatkowej aktywności.
Zobacz też: Aplikacja Podatnika czy profesjonalny program do faktur – co wybrać?
Certyfikat KSeF – nowa metoda uwierzytelniania
Certyfikat KSeF to rozwiązanie stworzone na potrzeby pełnej automatyzacji i integracji. Pobiera się go w Aplikacji Podatnika lub w MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) dla środowiska produkcyjnego, które będzie dostępne od 1 lutego. System KSeF traktuje certyfikat jako Twoje „cyfrowe potwierdzenie tożsamości”.
Co daje certyfikat KSeF?
- logowanie bez Profilu Zaufanego
- dwuletnią ważność
- stabilne działanie integracji
- możliwość pracy w tle bez konieczności każdorazowego uwierzytelniania
Jak uzyskać certyfikat?
- Logujesz się do Aplikacji Podatnika lub MCU Profilem Zaufanym lub podpisem.
- Składasz wniosek o certyfikat.
- Pobierasz dwa pliki i nadajesz hasło, które trzeba zapisać.
- Wgrywasz go do programu do faktur.
Certyfikat jest coraz częściej polecany przedsiębiorcom, którzy chcą mieć stabilną integrację i nie martwić się o odświeżanie tokenów.
Zobacz też: Certyfikat KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć
Co wybrać jako JDG?
Najprostszy zestaw dla małej działalności to:
- Do pierwszego logowania – Profil Zaufany
- Do codziennej pracy w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF – token lub certyfikat
Jeśli nie korzystasz z żadnego oprogramowania i wystawiasz kilka faktur miesięcznie, Profil Zaufany będzie wystarczającym narzędziem do uwierzytelniania w KSeF.
Zobacz też: KSeF – od czego zacząć, żeby sprawnie wdrożyć e-faktury w firmie. 7 prostych kroków
Podsumowanie
Aby uzyskać dostęp do KSeF jako jednoosobowa działalność gospodarcza, potrzebujesz wybrać jedną z metod uwierzytelnienia: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, token lub certyfikat KSeF. Najprościej zacząć od Profilu Zaufanego – pozwala zalogować się szybko i bezpłatnie. Jeśli chcesz wygodnie korzystać z programu do fakturowania lub automatycznej integracji systemu księgowego z KSeF, musisz wygenerować token lub pobrać certyfikat KSeF.
Kiedy wiesz już, jak działa każda opcja, cały proces zajmie Ci kilka minut – i masz pewność, że Twoja firma będzie gotowa na obowiązkowy KSeF.