Aby wystawiać e-faktury w KSeF, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej musi mieć dostęp do systemu. Proces jest prosty – wystarczy wybrać metodę logowania i potwierdzić tożsamość. Poniżej znajdziesz krótki przewodnik krok po kroku jak to zrobić oraz opis wszystkich dostępnych opcji dla JDG.
Dostęp do KSeF dla JDG – wybierz najlepszą metodę logowania
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest prostsza niż w spółkach – to Ty jako osoba fizyczna masz prawo do wystawiania faktur swojej firmy, więc system KSeF automatycznie nadaje Ci uprawnienia właściciela. Oznacza to, że nie trzeba składać żadnych wniosków ani dodatkowych zgłoszeń — każdy przedsiębiorca posiadający NIP od razu zyskuje pełny dostęp do KSeF, wystarczy, że się poprawnie zaloguje.
4 sposoby logowania do KSeF
- Profil Zaufany (najprostszy sposób dla większości firm jednoosobowych)
- Podpis kwalifikowany (jeśli już go masz)
- Token (dodatkowa metoda, najczęściej do integracji z programem do faktur)
- Certyfikat KSeF (nowa metoda – wygodna przy integracjach)
Każda z metod działa trochę inaczej, dlatego warto wiedzieć, kiedy z której korzystać.
Jak uzyskać dostęp do KSeF przez Profil Zaufany
Profil Zaufany to darmowe narzędzie państwowe, które pozwala potwierdzić Twoją tożsamość online. Jeśli korzystasz z e-urzędów (np. ZUS, e-PIT, CEIDG), to już wiesz, na czym to polega.
Dlaczego to najlepsza opcja dla JDG?
- jest darmowy
- działa od ręki
- nie musisz instalować żadnego oprogramowania
- jedyne, czego potrzebujesz, to bankowość elektroniczna lub aplikacja mObywatel
Jak uzyskać dostęp do KSeF za pomocą Profilu Zaufanego?
- Wejdź na stronę https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
- Wpisz numer NIP swojego podmiotu i wybierz środowisko (testowe lub produkcyjne).
- Wybierz opcję Zaloguj przez Profil Zaufany, wypełnij dane do logowania i potwierdź swoją tożsamość – tak jak robisz to przy okazji do e-urzędów, korzystając właśnie z Profilu Zaufanego.
- Po poprawnym zalogowaniu zobaczysz komunikat informujący Cię o możliwości wysyłania i odbierania faktur w KSeF.
Profil Zaufany jest idealny do logowania „ręcznego”. Jeśli jednak chcesz podłączyć program do faktur, będziesz potrzebować tokenu lub certyfikatu.
Logowanie do KSeF podpisem kwalifikowanym
Jeśli masz podpis kwalifikowany do podpisywania umów lub JPK, możesz również użyć go do uwierzytelniania się w KSeF.
Jest jeden warunek – podpis musi zawierać Twój PESEL lub NIP. To dzięki nim system rozpozna, kim jesteś i jakie masz uprawnienia do działania w KSeF. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu.
Tak jak w przypadku logowania Profilem Zaufanym wejdź na stronę https://ksef.podatki.gov.pl//bezplatne-narzedzia-ksef-20/ wpisz numer NIP swojego podmiotu i wybierz środowisko, a następnie:
- wybierz metodę uwierzytelnienia – logowanie podpisem kwalifikowanym
- kliknij “Podpisz oświadczenie” i wpisz PIN do swojego podpisu
Ta metoda sprawdzi się u przedsiębiorców, którzy używają podpisu na co dzień i nie muszą wnioskować o jego wydanie wyłącznie na potrzeby KSeF. Jeśli nie masz podpisu – nie musisz kupować go specjalnie ze względu na KSeF.
Token w KSeF
Token to klucz dostępu, który działa w oprogramowaniu automatycznie łączącym się z KSeF i nie wymaga uwierzytelniania podpisem użytkownika za każdym razem. Jest to rozwiązanie tymczasowe – tokeny zostaną wygaszone do 31 grudnia 2026 r.
Od 2027 r. integracje z KSeF przejdą całkowicie na certyfikat KSeF.
Najczęściej tokenu używa się, gdy korzystasz z:
- programu do wystawiania faktur
- systemu księgowego połączonego z KSeF
Token generujesz samodzielnie po uwierzytelnieniu w KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Jak wygenerować token?
- Zaloguj się do KSeF Profilem Zaufanym lub podpisem.
- Przejdź do sekcji zarządzania uprawnieniami lub tokenami.
- Kliknij Utwórz token i nadaj mu nazwę.
- Skopiuj wygenerowany klucz i wklej go w programie do faktur.
Od tej chwili program może automatycznie wysyłać i odbierać faktury w KSeF, bez Twojej dodatkowej aktywności.
Certyfikat KSeF – nowa metoda uwierzytelniania
Certyfikat KSeF to rozwiązanie stworzone na potrzeby pełnej automatyzacji i integracji. Pobiera się go w Aplikacji Podatnika lub w MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień) dla środowiska produkcyjnego, które będzie dostępne od 1 lutego. System KSeF traktuje certyfikat jako Twoje „cyfrowe potwierdzenie tożsamości”.
Co daje certyfikat KSeF?
- logowanie bez Profilu Zaufanego
- dwuletnią ważność
- stabilne działanie integracji
- możliwość pracy w tle bez konieczności każdorazowego uwierzytelniania
Jak uzyskać certyfikat?
- Logujesz się do Aplikacji Podatnika lub MCU Profilem Zaufanym lub podpisem.
- Składasz wniosek o certyfikat.
- Pobierasz dwa pliki i nadajesz hasło, które trzeba zapisać.
- Wgrywasz go do programu do faktur.
Certyfikat jest coraz częściej polecany przedsiębiorcom, którzy chcą mieć stabilną integrację i nie martwić się o odświeżanie tokenów.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat certyfikatu KSeF, przeczytaj nasz artykuł Certyfikat KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć.
Co wybrać jako JDG?
Najprostszy zestaw dla małej działalności to:
- Do pierwszego logowania – Profil Zaufany
- Do codziennej pracy w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF – token lub certyfikat
Jeśli nie korzystasz z żadnego oprogramowania i wystawiasz kilka faktur miesięcznie, Profil Zaufany będzie wystarczającym narzędziem do uwierzytelniania w KSeF.
Podsumowanie
Aby uzyskać dostęp do KSeF jako jednoosobowa działalność gospodarcza, potrzebujesz wybrać jedną z metod uwierzytelnienia: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, token lub certyfikat KSeF. Najprościej zacząć od Profilu Zaufanego – pozwala zalogować się szybko i bezpłatnie. Jeśli chcesz wygodnie korzystać z programu do fakturowania lub automatycznej integracji systemu księgowego z KSeF, musisz wygenerować token lub pobrać certyfikat KSeF.
Kiedy wiesz już, jak działa każda opcja, cały proces zajmie Ci kilka minut – i masz pewność, że Twoja firma będzie gotowa na obowiązkowy KSeF.