Gdy KSeF nie działa, fakturę wystawisz w trybie offline24 (z własnej decyzji – wysyłka do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego), przy ogłoszonej niedostępności systemu (wysyłka następnego dnia roboczego po jej zakończeniu) albo przy awarii (7 dni roboczych od jej zakończenia). Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, faktur nie przesyłasz do KSeF. Fakturę przekazaną nabywcy poza KSeF oznaczasz kodami QR, a do jednego z nich potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2.
Tryby pracy w KSeF – online, offline i offline24
Tryb online
To standardowy sposób działania – faktura od razu po wystawieniu trafia do KSeF i otrzymuje swój numer identyfikacyjny. Wszystko odbywa się automatycznie.
Poza trybem online Krajowy System e-Faktur (KSeF) przewiduje cztery tryby wystawiania faktur poza systemem:
| Tryb | Kiedy go stosujesz | Termin wysyłki do KSeF | Jak nabywca otrzyma fakturę |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Z własnej decyzji, np. przy braku internetu lub problemach z programem – zawsze dostępny | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu | Firma z Polski – w KSeF po wysłaniu faktury; konsument lub kontrahent zagraniczny – w uzgodniony sposób, z dwoma kodami QR |
| Niedostępność KSeF | Gdy MF ogłosi w BIP niedostępność systemu, np. planowaną przerwę techniczną | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności | Tak jak w trybie offline24 |
| Awaria KSeF | Gdy MF ogłosi awarię w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym | W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii | Każdy nabywca – w uzgodniony sposób, z kodami QR |
| Awaria całkowita | Gdy MF ogłosi awarię w środkach społecznego przekazu | Nie przesyłasz faktur do KSeF | W uzgodniony sposób – faktura papierowa lub elektroniczna |
Terminy wynikają z ustawy o VAT.
Do wystawiania faktur w trybie offline24, przy niedostępności lub awarii KSeF potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2, czyli certyfikatu offline. Służy on do oznaczenia faktury kodem QR potwierdzającym tożsamość wystawcy, gdy przekazujesz ją nabywcy poza KSeF. Certyfikat pobierzesz w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez API.
Tryb offline w KSeF – co to znaczy?
Tryb offline w KSeF oznacza, że faktura została wystawiona poza systemem – w trybie offline24, przy niedostępności lub awarii KSeF – i przesłana do niego później. Taka faktura jest ważna od dnia wystawienia podanego na fakturze, a numer KSeF dostaje dopiero po wysłaniu. Jeśli na fakturze widzisz informację o trybie offline, sprawdzisz ją w KSeF, skanując kod QR albo wyszukując fakturę po numerze KSeF. Dopóki faktura nie trafi do systemu, weryfikacja może jej jeszcze nie pokazać.
Zobacz też: Numer KSeF – czym jest i gdzie go znaleźć
Co dzieje się z fakturą wystawioną offline?
- Za datę wystawienia faktury uznaje się datę wpisaną na fakturze – powinna odpowiadać faktycznej dacie jej utworzenia.
- Za datę otrzymania faktury uznaje się dzień nadania jej numeru KSeF, a przy przekazaniu poza KSeF – dzień, w którym nabywca faktycznie ją otrzymał.
- Fakturę musisz przesłać do KSeF w terminie dla danego trybu.
- W trybie offline24 i przy niedostępności KSeF firma z Polski otrzyma fakturę w KSeF po jej wysłaniu. Przy awarii fakturę udostępniasz każdemu nabywcy w uzgodniony sposób.
- Konsumentom i kontrahentom zagranicznym fakturę udostępniasz poza systemem, np. jako PDF lub wydruk z kodami QR.
Fakturę ustrukturyzowaną wysłaną do KSeF później niż data wystawienia, która jest na niej wpisana, traktuje się jak fakturę z trybu offline24. Jeśli w dniu wysyłki pliku JPK_V7 faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, oznaczasz ją w ewidencji jako DI (offline24 i niedostępność) albo OFF (awaria).
Kary za niewysłanie faktury do KSeF w terminie mogą być nakładane od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt nowelizacji zakłada przesunięcie ich na 1 stycznia 2028 r.
Zobacz też: Sankcje i kary KSeF 2026 i 2027: zasady odpowiedzialności finansowej firm
Certyfikat i oznaczenia faktur offline
Faktura wystawiona w trybie offline i przekazana nabywcy poza KSeF musi mieć dwa kody QR. Pierwszy pozwala sprawdzić fakturę w KSeF. Drugi potwierdza tożsamość wystawcy – do jego wygenerowania potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2, który według dokumentacji MF służy wyłącznie do wystawiania faktur w trybie offline. Po przesłaniu do KSeF faktura dostaje numer KSeF, a każda jej wizualizacja używana poza systemem musi mieć kod QR z tym numerem.
Zobacz też: Awaria KSeF – dlaczego system nie działa i jak dosłać fakturę
Jak przygotować firmę do trybu offline i offline24?
- Upewnij się, że Twój program do fakturowania obsługuje oba tryby.
- Wygeneruj certyfikat KSeF typu 2 (offline) i wgraj go do programu do fakturowania.
- Opracuj wewnętrzne procedury: kto wystawia faktury, kto odpowiada za ich późniejsze dosłanie i jak pilnować terminów.
- Przeszkol zespół, aby wiedział, jak działać w przypadku awarii lub braku internetu.
Pamiętaj: brak dosłania faktury w terminie może skutkować sankcjami, dlatego warto być przygotowanym zawczasu.
Podsumowanie
Tryb offline w KSeF pozwala wystawić fakturę, gdy nie możesz jej od razu wysłać do systemu – z własnej decyzji w trybie offline24 albo przy ogłoszonej niedostępności lub awarii KSeF. Fakturę przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a po awarii – w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Wyjątkiem jest awaria całkowita, po której faktur nie przesyłasz.
Fakturę przekazaną nabywcy poza KSeF przed wysłaniem do systemu oznaczasz dwoma kodami QR, a do jednego z nich potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2. Warto go wygenerować i wgrać do programu do fakturowania, zanim pojawi się pierwsza przerwa w działaniu systemu.
Często zadawane pytania (FAQ)
Czym różni się tryb offline24 od trybu offline i trybu awaryjnego w KSeF?
Tryb offline24 stosuje przedsiębiorca z własnej inicjatywy – gdy nie ma dostępu do internetu lub chce wystawić fakturę poza systemem, bez względu na to, czy KSeF działa. Tryb offline obowiązuje, gdy MF ogłosi w BIP niedostępność systemu, np. planowaną przerwę techniczną. Tryb awaryjny uruchamia się przy nieprzewidzianej awarii ogłoszonej w BIP MF i daje 7 dni roboczych na przesłanie faktur, podczas gdy pozostałe tryby wymagają wysyłki najpóźniej następnego dnia roboczego.
Czy do wystawienia faktury w trybie offline potrzebny jest certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF typu 2 (offline) jest potrzebny do wystawienia faktury w trybie offline24, przy niedostępności lub awarii KSeF – służy do oznaczenia faktury kodem QR potwierdzającym tożsamość wystawcy. Nie jest potrzebny przy awarii całkowitej, gdy wystawiasz faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Certyfikat pobiera się w Aplikacji Podatnika KSeF lub przez API.
Jak przekazać nabywcy fakturę wystawioną offline, zanim trafi do KSeF?
Fakturę wystawioną offline przekazujesz nabywcy w zależności od trybu. W trybie offline24 i przy niedostępności KSeF firma z Polski otrzyma fakturę w KSeF po jej wysłaniu, a konsumentowi lub kontrahentowi zagranicznemu udostępniasz ją w uzgodniony sposób z dwoma kodami QR. Przy awarii KSeF fakturę udostępniasz każdemu nabywcy w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodami QR. Po nadaniu numeru KSeF wizualizacja faktury ma kod QR z tym numerem.
Czy faktury korygujące można wystawiać w trybie offline?
Tak – we wszystkich trzech trybach offline. Warunkiem jest uprzednie przesłanie faktury pierwotnej do KSeF i uzyskanie jej numeru identyfikującego – dopiero potem można wystawić korektę zawierającą odniesienie do tego numeru. Fakturę korygującą możesz wystawić jako zwykłą fakturę w KSeF albo również w trybie offline. W trybie awaryjnym fakturę korygującą trzeba dodatkowo przekazać nabywcy poza systemem w uzgodniony sposób.
Co się dzieje z terminem 7 dni na wysyłkę faktur awaryjnych, gdy podczas tego okresu wystąpi kolejna awaria?
Jeśli w trakcie 7-dniowego terminu MF ogłosi kolejną awarię KSeF, termin liczy się od nowa – od dnia zakończenia tej kolejnej awarii wskazanego w komunikacie MF.
Co oznacza komunikat „nie skonfigurowano certyfikatu KSeF offline”?
Komunikat „nie skonfigurowano certyfikatu KSeF offline” oznacza, że w programie do fakturowania nie ma certyfikatu KSeF typu 2, potrzebnego do wystawiania faktur w trybie offline. Wygeneruj go w Aplikacji Podatnika KSeF i wgraj do programu zgodnie z jego instrukcją.
