Duplikatu faktury nie wysyła się do KSeF. Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, więc w razie potrzeby pobierasz je ponownie, a nabywcy, który dostał fakturę poza KSeF, udostępniasz ją jeszcze raz z kodem QR. Duplikat wystawiasz tylko do faktur spoza KSeF, np. papierowych lub PDF z poprzedniego roku – z datą wystawienia i opcjonalnym wyrazem „DUPLIKAT”.
Czy duplikat faktury musi być w KSeF?
Duplikat faktury nie musi być w KSeF, bo do systemu nie wysyła się duplikatów. Faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są tam przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Gdy zaginie wydruk albo plik, pobierasz fakturę z systemu jeszcze raz.
Duplikat, czyli ponownie wystawiona faktura, dotyczy tylko faktur spoza KSeF, np.:
- faktur papierowych i PDF wystawionych, zanim firmę objął obowiązek KSeF,
- faktur dla konsumentów wystawionych poza KSeF,
- faktur, które w 2026 r. można jeszcze wystawiać poza KSeF – w ramach limitu 10 tys. zł miesięcznie albo przy użyciu kasy rejestrującej,
- faktur z trybu offline, które zaginęły, zanim trafiły do KSeF.
Faktura wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT” – to oznaczenie nie jest obowiązkowe.
Duplikat w KSeF – co zrobić, gdy faktura zaginie?
| Rodzaj faktury | Co zrobić, gdy zaginie |
|---|---|
| Faktura wystawiona w KSeF | Pobierz ją ponownie z KSeF |
| Faktura z KSeF przekazana nabywcy poza systemem, np. konsumentowi lub kontrahentowi zagranicznemu | Udostępnij ją ponownie na wniosek nabywcy, z kodem QR |
| Faktura z trybu offline, która zaginęła przed wysłaniem do KSeF | Wystaw ją ponownie zgodnie z pierwotnymi danymi |
| Faktura papierowa lub PDF wystawiona poza KSeF | Wystaw duplikat poza KSeF – fakturę elektroniczną możesz też udostępnić ponownie |
Zobacz też: Wyłączenia z KSeF – jakie faktury poza KSeF?
Czy można wystawić duplikat faktury w KSeF?
Duplikatu faktury nie można wystawić w KSeF – system nie przewiduje ponownego wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Jeśli nabywca otrzymał fakturę poza KSeF, np. jako konsument lub kontrahent zagraniczny, i ją zgubił, na jego wniosek udostępniasz mu ją ponownie, oznaczoną kodem QR. Tak przewiduje ustawa o VAT.
Wyjątkiem jest faktura z trybu offline, która zaginęła lub uległa zniszczeniu, zanim przesłano ją do KSeF. Wtedy wystawiasz ją ponownie zgodnie z pierwotnymi danymi. Taka faktura może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Komunikat „Duplikat faktury” w KSeF oznacza co innego: próbę wysłania faktury o numerze, który system już przyjął (błąd 440).
Zobacz też: Korekta faktury w KSeF – jak poprawić błędny dokument po wysłaniu
Jak wystawić duplikat faktury w KSeF?
Zamiast wystawiać duplikat faktury w KSeF, pobierasz oryginał z systemu – w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do fakturowania połączonym z KSeF – i przekazujesz go nabywcy, np. jako PDF z kodem QR. Nabywca, który nie loguje się do KSeF, może sam znaleźć fakturę w wyszukiwarce bez logowania, jeśli zna jej numer KSeF i dane z faktury.
Zobacz też: Numer KSeF – czym jest i gdzie go znaleźć
Duplikat faktury z poprzedniego roku a KSeF
Duplikat faktury z poprzedniego roku, np. z 2025 r., wystawiasz poza KSeF – w tej samej formie co oryginał, czyli na papierze albo jako fakturę elektroniczną, np. PDF. Faktura sprzed KSeF nie ma numeru KSeF, więc nie ma jej w systemie i nie da się jej stamtąd pobrać.
Duplikat faktury papierowej wystawiasz na wniosek nabywcy na podstawie swojej kopii albo na podstawie danych z faktury, którą ma nabywca. Fakturę elektroniczną możesz też po prostu udostępnić nabywcy ponownie. Faktura wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.
Duplikat faktury sprzed KSeF
Duplikat faktury sprzed KSeF wystawiasz tak samo jak duplikat faktury z poprzedniego roku – poza KSeF. Dotyczy to też faktur z 2026 r., które firma wystawiła poza systemem, zanim objął ją obowiązek KSeF, np. w lutym lub marcu 2026 r., albo w ramach wyjątków obowiązujących do końca 2026 r. Jeśli faktura z tego okresu ma numer KSeF, nie wystawiasz duplikatu, tylko pobierasz ją z systemu.
To ogólna informacja o zasadach KSeF, a nie indywidualna porada podatkowa. W nietypowych przypadkach sposób wystawienia duplikatu warto potwierdzić z księgowym.
