Numer KSeF w tytule przelewu stanie się obowiązkowy 1 stycznia 2027 r. dla płatności między czynnymi podatnikami VAT. Za jedną fakturę wpiszesz jej 35-znakowy numer KSeF, za kilka faktur jednego sprzedawcy – identyfikator zbiorczy, a w przelewie MPP numer KSeF trafi w miejsce numeru faktury.
W tytule przelewu za fakturę z KSeF wpiszesz jej numer KSeF – 35-znakowy identyfikator nadany przez system, np. 9876543210-20270115-4C2F8A1B9E0D-3B. Przy jednym przelewie za kilka faktur tego samego sprzedawcy zamiast listy numerów podasz identyfikator zbiorczy. Obowiązek obejmie płatności od 1 stycznia 2027 r. między czynnymi podatnikami VAT, także w mechanizmie podzielonej płatności.
Kto musi podawać numer KSeF w przelewie?
Numer KSeF w przelewie będzie musiał podawać czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF. Obowiązek zacznie się 1 stycznia 2027 r. i obejmie płatności, które spełniają łącznie trzy warunki:
- płacący i odbiorca są czynnymi podatnikami VAT – status odbiorcy sprawdzasz na białej liście według stanu na dzień zapłaty,
- płatność idzie przelewem albo innym instrumentem, który pozwala wpisać tytuł płatności,
- płatność dotyczy faktury ustrukturyzowanej albo faktury z trybu offline24 lub offline (niedostępność KSeF).
Decyduje data zapłaty, a nie data wystawienia faktury. Przelew wysłany w styczniu 2027 r. za fakturę z KSeF z grudnia 2026 r. też będzie wymagał numeru KSeF. Zakres obowiązku opisuje Ministerstwo Finansów na podstawie art. 108g ustawy o VAT.
Numer KSeF przy poleceniu zapłaty i płatności przez inny podmiot
Przy poleceniu zapłaty numer KSeF poda wystawca faktury, bo to on inicjuje pobranie środków z rachunku klienta. Ten sam obowiązek obejmie podmiot trzeci, który płaci za faktury wystawione na rzecz nabywcy, np. spółkę z grupy regulującą zobowiązania innej spółki.
Numer KSeF w tytule przelewu – przykłady
W tytule przelewu za jedną fakturę podajesz pełny numer KSeF tej faktury, razem z myślnikami. Przy kilku fakturach jednego sprzedawcy wpisujesz identyfikator zbiorczy. Faktury wystawione zgodnie z przepisami poza KSeF opłacasz tak jak dotąd, z numerem nadanym przez sprzedawcę.
| Sytuacja | Zawartość tytułu przelewu | Przykład |
|---|---|---|
| Jedna faktura z KSeF | Numer KSeF faktury (35 znaków) | 9876543210-20270115-4C2F8A1B9E0D-3B |
| Kilka faktur jednego sprzedawcy w jednym przelewie | Identyfikator zbiorczy (35 znaków, z oznaczeniem „IZ”) | 9876543210-IZ202701-5A1C3E7B9D2F-4E |
| Rata za jedną fakturę z KSeF | Numer KSeF tej samej faktury w każdej racie | 9876543210-20270115-4C2F8A1B9E0D-3B |
| Faktura wystawiona poza KSeF zgodnie z przepisami | Numer faktury nadany przez sprzedawcę | FV/2027/031 |
Numer KSeF najlepiej kopiować z UPO, z programu do fakturowania albo spod kodu QR na wizualizacji faktury. Ręczne przepisywanie 35 znaków łatwo kończy się pomyłką, a sprzedawca nie przypisze wtedy wpłaty do właściwej faktury.
Zobacz też: Numer KSeF – czym jest i gdzie go znaleźć
Zbiorczy identyfikator płatności KSeF – jak go wygenerować?
Zbiorczy identyfikator płatności generuje się w KSeF z listy numerów KSeF co najmniej dwóch faktur wystawionych przez tego samego sprzedawcę. Według MF identyfikator może wygenerować zarówno wystawca, jak i odbiorca faktur.
- Gdzie: od 23 września 2026 r. generowanie działa w API KSeF, więc udostępniają je programy do fakturowania połączone z systemem. Ministerstwo zapowiada tę funkcję także w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Ile faktur: co najmniej 2, a według dokumentacji API KSeF maksymalnie 500 w jednym identyfikatorze. Wszystkie muszą pochodzić od jednego sprzedawcy, a ten sam numer KSeF nie może się powtórzyć w jednym żądaniu.
- Kto: osoba, która ma w KSeF uprawnienie do przeglądania lub wystawiania faktur albo do zarządzania identyfikatorami zbiorczymi.
- Dodatkowe dane: przy generowaniu można zapisać opis, kwotę i walutę płatności. Widzi je tylko podmiot, który utworzył identyfikator, oraz podmioty występujące na objętych nim fakturach.
Identyfikator zbiorczy ma 35 znaków i składa się z NIP podmiotu, który go wygenerował, liter „IZ” połączonych z rokiem i miesiącem generowania, unikalnego ciągu 12 znaków oraz 2 cyfr kontrolnych. Przykład podany przez MF to 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF.
Sprzedawca, który dostanie przelew z identyfikatorem, może go w KSeF rozkodować, czyli sprawdzić, które faktury obejmuje. Możliwe jest też odwrotne wyszukiwanie: po numerze KSeF faktury system pokazuje identyfikatory zbiorcze, w których ją uwzględniono.
Numer KSeF w mechanizmie podzielonej płatności (MPP, split payment)
W przelewie MPP realizowanym od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF zastąpi numer faktury, a przy płatności za kilka wybranych e-faktur identyfikator zbiorczy zastąpi okres płatności. Tak opisuje to Ministerstwo Finansów.
Komunikat przelewu MPP nadal będzie zawierał kwotę VAT, kwotę brutto, numer identyfikujący fakturę i NIP sprzedawcy. Zmieni się tylko to, czym identyfikujesz fakturę. Nowością jest możliwość opłacenia kilku wybranych faktur jednego dostawcy – dotąd przelew MPP za kilka faktur obejmował wszystkie faktury z danego okresu.
Faktury wystawione poza KSeF opłacisz w MPP na dotychczasowych zasadach, czyli z numerem faktury nadanym przez sprzedawcę albo z okresem płatności.
Kiedy nie trzeba podawać numeru KSeF w przelewie?
Numeru KSeF nie trzeba podawać, gdy płatność nie spełnia warunków z art. 108g ustawy o VAT albo faktura nie ma numeru KSeF. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których:
- odbiorca albo płacący nie ma statusu czynnego podatnika VAT, np. sprzedawca jest zwolniony z VAT,
- płaci konsument, który nie jest podatnikiem VAT,
- faktura została wystawiona zgodnie z przepisami poza KSeF,
- faktura z trybu offline24 lub offline nie trafiła do KSeF z powodu ogłoszonej awarii,
- płatność nie ma tytułu, np. zapłata gotówką,
- płacisz przed wystawieniem faktury, np. zaliczkę na podstawie zamówienia lub faktury proforma, bo faktura nie ma jeszcze numeru KSeF.
Zobacz też: Awaria KSeF – dlaczego system nie działa i jak dosłać fakturę
Jak przygotować płatności za faktury z KSeF na 2027 r.?
Płatności za faktury z KSeF przygotujesz na 2027 r., sprawdzając, czy numer KSeF każdej faktury kosztowej dociera tam, skąd zlecasz przelewy. W praktyce oznacza to kilka kroków:
- sprawdź, czy program do fakturowania lub system księgowy przekazuje numer KSeF do bankowości albo do pliku z paczką przelewów,
- zaktualizuj szablony przelewów do stałych dostawców, w których tytułem był dotąd numer faktury,
- ustal, kto w firmie generuje identyfikatory zbiorcze przy płatnościach za kilka faktur i ma do tego uprawnienia w KSeF,
- zapytaj bank, jak obsłuży numer KSeF i identyfikator zbiorczy w przelewach MPP,
- jeśli wystawiasz faktury, przekazuj klientom numer KSeF razem z fakturą, żeby mogli go wpisać w przelewie.
To ogólna informacja o zasadach KSeF, a nie indywidualna porada podatkowa. Przy nietypowych płatnościach, np. kompensatach, płatnościach zagranicznych lub zaliczkach, sposób opisania przelewu warto potwierdzić z księgowym.
Zobacz też: Zmiany w KSeF od 2027 roku
Najczęstsze pytania o numer KSeF w płatnościach
Od kiedy trzeba podawać numer KSeF w przelewie?
Numer KSeF w przelewie trzeba będzie podawać od 1 stycznia 2027 r., przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT. W 2026 r. wpisanie numeru KSeF w tytule jest dobrowolne.
Czy w tytule przelewu musi być numer KSeF?
Numer KSeF w tytule przelewu będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r., gdy czynny podatnik VAT płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF przelewem lub innym instrumentem z tytułem płatności. W pozostałych przypadkach, np. przy płatności dla firmy zwolnionej z VAT, nie jest wymagany.
Jak opisać przelew za kilka faktur jednego sprzedawcy?
Przelew za kilka faktur jednego sprzedawcy opisuje się identyfikatorem zbiorczym wygenerowanym w KSeF z numerów KSeF tych faktur. Identyfikator ma 35 znaków, więc mieści się w tytule przelewu niezależnie od liczby faktur, maksymalnie 500.
Jak wygenerować identyfikator zbiorczy KSeF?
Identyfikator zbiorczy KSeF generuje się, wskazując w KSeF numery co najmniej dwóch faktur tego samego sprzedawcy. Od 23 września 2026 r. funkcja działa w API KSeF, więc udostępniają ją programy do fakturowania połączone z systemem, a MF zapowiada ją także w Aplikacji Podatnika KSeF.
Czy numer KSeF trzeba podać w przelewie MPP?
Numer KSeF trzeba będzie podać także w przelewie MPP realizowanym od 2027 r. – trafi tam, gdzie dziś wpisuje się numer faktury. Przy płatności za kilka wybranych e-faktur zamiast okresu płatności wpisuje się identyfikator zbiorczy.
Czy przy płatności gotówką lub kartą trzeba podać numer KSeF?
Przy płatności gotówką numer KSeF nie jest wymagany, bo obowiązek dotyczy tylko przelewów i instrumentów, które pozwalają podać tytuł płatności. Przy płatności kartą decyduje to, czy dana forma płatności umożliwia wpisanie tytułu.
Czy za brak numeru KSeF w przelewie grozi kara?
W ustawie o VAT nie ma odrębnej sankcji za brak numeru KSeF w przelewie – kary związane z KSeF z art. 106ni dotyczą wystawiania faktur. Według relacji z konsultacji MF nie planuje takiej sankcji. Brak numeru utrudni jednak sprzedawcy przypisanie wpłaty do faktury.
Zobacz też: Sankcje i kary KSeF 2026 i 2027: zasady odpowiedzialności finansowej firm
Czy przy częściowej płatności podaje się numer KSeF?
Przy częściowej płatności za jedną fakturę w każdej racie podaje się numer KSeF tej faktury. Przy ratach za kilka faktur, według wyjaśnień MF z konsultacji, można użyć tego samego identyfikatora zbiorczego w każdej płatności albo wygenerować nowy.
