Faktury zagraniczne wysyłamy do KSeF, jeśli wystawia je polski podatnik – także przy WDT, eksporcie i usługach dla firm zagranicznych. Klientowi zagranicznemu przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR. Faktury od zagranicznych sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są poza KSeF.
Czy faktury zagraniczne wysyłamy do KSeF?
Faktury zagraniczne wysyłamy do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wtedy, gdy wystawia je podatnik z siedzibą w Polsce. Obowiązek nie zależy od tego, gdzie jest nabywca – w KSeF wystawisz fakturę dla firmy z Niemiec, z Wielkiej Brytanii czy z USA tak samo jak dla polskiego klienta.
Status faktury zagranicznej w KSeF zależy od tego, kto ją wystawia i dla kogo:
| Kto wystawia fakturę i dla kogo | Czy w KSeF | Jak nabywca otrzyma fakturę |
|---|---|---|
| Polski podatnik – dla firmy z UE lub spoza UE (np. WDT, eksport, usługi) | Tak | W uzgodniony sposób, np. jako PDF z kodem QR |
| Polski podatnik – dla konsumenta z zagranicy | Nie musi, może dobrowolnie | W uzgodniony sposób, np. jako PDF |
| Zagraniczny sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce | Nie | Poza KSeF, np. jako PDF lub na papierze |
| Zagraniczna firma, której stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce uczestniczy w sprzedaży | Tak | Polski nabywca – w KSeF |
Zagraniczny sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce jest poza KSeF nawet wtedy, gdy jest zarejestrowany w Polsce do VAT. Faktury dla zagranicznych konsumentów, np. przy sprzedaży wysyłkowej rozliczanej w procedurze OSS, nie muszą trafiać do KSeF, ale możesz je tam wystawić dobrowolnie.
Zobacz też: Wyłączenia z KSeF – jakie faktury poza KSeF?
Czy faktury unijne wysyłamy do KSeF?
Faktury unijne wysyłamy do KSeF, jeśli wystawia je polski podatnik, np. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT) albo przy usługach dla firmy z innego państwa UE. Na fakturze podajesz numer VAT UE nabywcy. Faktury od dostawców z innych państw UE, które dokumentują Twoje zakupy, np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, nie trafiają do KSeF.
Czy fakturę dla kontrahenta zagranicznego trzeba wystawić w KSeF?
Fakturę dla kontrahenta zagranicznego trzeba wystawić w KSeF, jeśli jesteś polskim podatnikiem. Kontrahent bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie odbiera jej jednak w KSeF – udostępniasz mu ją w sposób z nim uzgodniony, np. e-mailem jako PDF – tak przewiduje ustawa o VAT. Fakturę przekazaną poza KSeF musisz oznaczyć kodem QR, który pozwala sprawdzić ją w systemie.
Fakturę dla kontrahenta zagranicznego możesz wystawić w walucie obcej, np. w euro. Kwotę VAT wykazujesz jednak w złotych.
Zobacz też: Numer KSeF – czym jest i gdzie go znaleźć, E-faktura w KSeF – co musisz wiedzieć?
Kontrahent zagraniczny z polskim NIP a KSeF
Kontrahent zagraniczny z polskim NIP nie zmienia zasad wystawiania faktur w KSeF. Jeśli sprzedajesz mu jako polski podatnik, fakturę i tak wystawiasz w KSeF. Jeśli to on jest sprzedawcą, o obowiązku decyduje to, czy ma w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w sprzedaży – sam polski NIP nie wystarcza.
Osobny przypadek to samofakturowanie, czyli faktury wystawiane w Twoim imieniu przez zagranicznego nabywcę. Jeśli nabywca nie ma polskiego NIP, taka faktura może powstać poza KSeF. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, gdy nabywca posługuje się numerem VAT UE, można ją dobrowolnie wystawić w KSeF.
To ogólna informacja o zasadach KSeF, a nie indywidualna porada podatkowa. Przy nietypowych transakcjach zagranicznych sposób wystawienia faktury warto potwierdzić z księgowym.
Najczęstsze pytania o faktury zagraniczne w KSeF
Czy fakturę eksportową wystawia się w KSeF?
Fakturę eksportową wystawia się w KSeF, jeśli sprzedawcą jest polski podatnik. Eksport do kraju spoza UE nie jest wyłączeniem z KSeF – zmienia się tylko sposób przekazania faktury nabywcy, np. jako PDF z kodem QR.
Czy faktury WDT wysyłamy do KSeF?
Faktury WDT, czyli za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, wysyłamy do KSeF, gdy wystawia je polski podatnik.
Czy faktury zagraniczne bez VAT trzeba wysyłać do KSeF?
Faktury zagraniczne bez VAT trzeba wysyłać do KSeF, jeśli wystawia je polski podatnik – np. faktury ze stawką 0% przy WDT lub eksporcie albo faktury z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Brak polskiego VAT na fakturze nie wyłącza jej z KSeF.
