Baza wiedzy KSeF

Najważniejsze i zawsze aktualne informacje na temat KSeF zawsze pod ręką.

Polecane wpisy

Dłonie na klawiaturze laptopa z ekranem logowania

Jak działa uwierzytelnianie w KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć

Uwierzytelnianie w KSeF to obowiązkowy pierwszy krok przed wystawianiem i odbieraniem faktur – potwierdza tożsamość użytkownika i przyznaje mu uprawnienia w systemie. Dostępne metody to: profil zaufany lub mObywatel (dla osób fizycznych), podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla spółek), a także certyfikat KSeF i token (do integracji z oprogramowaniem). Według obowiązującego rozporządzenia tokeny działają do 31 grudnia 2026 r., ale Ministerstwo Finansów zapowiedziało ich bezterminowe utrzymanie.

Czytaj dalej
Dłoń dotykająca wirtualnych dokumentów wyświetlonych na przezroczystych ekranach

Duplikat faktury a KSeF – czy duplikat musi być w KSeF?

Duplikatu faktury nie wysyła się do KSeF. Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, więc w razie potrzeby pobierasz je ponownie, a nabywcy, który dostał fakturę poza KSeF, udostępniasz ją jeszcze raz z kodem QR. Duplikat wystawiasz tylko do faktur spoza KSeF, np. papierowych lub PDF z poprzedniego roku – z datą wystawienia i opcjonalnym wyrazem „DUPLIKAT”.

Czytaj dalej
Dłoń wskazująca palcem na ekran smartfona trzymanego w drugiej ręce

Aplikacja Podatnika KSeF – jak z niej korzystać?

Aplikacja Podatnika KSeF to bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów działająca w przeglądarce, w której wystawisz, odbierzesz i pobierzesz faktury w KSeF bez programu do fakturowania. Logujesz się do niej bez rejestracji, np. przez login.gov.pl. Na telefonie te same podstawowe czynności wykonasz w bezpłatnej Aplikacji Mobilnej KSeF.

Czytaj dalej

Wszystkie wpisy

Jak wygląda rejestrowanie faktur w KSeF?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to znaczący krok na drodze do cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Przedsiębiorcy, stając przed wyzwaniem adaptacji do nowych przepisów, często zadają sobie pytanie: od kiedy faktury online będą obowiązkowe oraz jak wygląda proces rejestrowania faktur w tym systemie?

Czytaj dalej

Kary za KSeF – Czy będą? I jakie?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce to znaczący krok w kierunku cyfryzacji procesów finansowych. Z tymi zmianami pojawiają się jednak pytania dotyczące potencjalnych kar za nieprzestrzeganie nowych przepisów. W tym artykule przyjrzymy się, jaka może być konsekwencja niezastosowania się do wymagań KSeF oraz kara za nie wystawienie faktury w systemie.

Czytaj dalej

Czy przedsiębiorcy są gotowi na KSeF? Raport WEBCON

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu uproszczenie i usprawnienie wymiany dokumentów finansowych między firmami oraz organami administracji publicznej. Choć system oferuje wiele korzyści, kluczowe pytanie brzmi: czy polscy przedsiębiorcy są na niego gotowi? W celu odpowiedzi na to pytanie przyjrzyjmy się raportowi WEBCON oraz aktualnej sytuacji na rynku.

Czytaj dalej

KSeF przełożony z powodów bezpieczeństwa! E-faktury najwcześniej od 2025

Minister Domański podkreślił, że KSeF jest niezbędny w polskim systemie podatkowym i zostanie wprowadzony tak szybko, jak tylko będzie to możliwe przy pełnym bezpieczeństwie obrotu gospodarczego. Zwrócił uwagę na to, że od początku jego kadencji, KSeF, obok budżetu państwa, był priorytetem dla Ministerstwa Finansów. Oznajmił również, że w 2024 roku system z pewnością nie zostanie wprowadzony, a datę jego wdrożenia ogłosi się na bazie wyników przyszłego audytu.

Czytaj dalej
Grafika ksef.pl z napisem „KSeF – od kiedy?” i ikoną kalendarza

Obowiązkowy KSeF – od kiedy?

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? To pytanie, które ostatnimi czasy staje się coraz bardziej aktualne wśród podatników VAT w Polsce. Krajowy System e-Faktur wkracza na nowy etap, przechodząc od dobrowolności do obowiązku. Zmiany te wprowadzają nowe wymogi dla przedsiębiorców, dlatego ważne jest, aby dobrze zrozumieć, kto ma obowiązek wystawiać e-faktury i jakie konsekwencje niesie to dla biznesu.

Czytaj dalej

Obowiązkowa e-faktura w Polsce a Komisja Europejska

W ostatnich latach, w kontekście cyfryzacji procesów biznesowych, Polska podjęła decyzję o wprowadzeniu obowiązkowych e-faktur. Decyzja ta, będąca częścią szerszej inicjatywy cyfryzacji w Unii Europejskiej, ma na celu ułatwienie procesów księgowych i zwiększenie transparentności podatkowej. Warto przyjrzeć się, jakie są implikacje tej zmiany, od kiedy KSeF staje się obowiązkowy, oraz jak Komisja Europejska odnosi się do tych działań.

Czytaj dalej
Białe znaki zapytania na pomarańczowym tle

KSeF – czym jest i dlaczego jest tak ważny?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System jest obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r. i docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce.

Czytaj dalej

Czy KSeF jest bezpieczny dla Twojej firmy?

W obliczu cyfryzacji procesów księgowych, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy system KSeF jest bezpieczny? Krajowy System e-Faktur, jako nowoczesny system fakturowania, został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie danych i transakcji. Już na etapie rejestracji i logowania, każdy użytkownik systemu przechodzi przez szczegółową weryfikację tożsamości oraz uprawnień, co jest kluczowe dla ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Czytaj dalej

Czy KSeF zastąpi JPK_VAT?

W obliczu wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy system ten zastąpi obecnie funkcjonujący Jednolity Plik Kontrolny dla VAT (JPK_VAT). W tym artykule wyjaśnimy, jak wprowadzenie e-faktur online wpłynie na obecny system rozliczeń VAT i co to oznacza dla przedsiębiorców?

Czytaj dalej
Dłoń z piórem rysuje szkice biznesowe nad żarówką stojącą na otwartej książce

Co to jest KSeF?

Od 1 stycznia 2022 roku system ten został wprowadzony w Polsce jako rozwiązanie jedno z kilku. Faktura ustrukturyzowana stoi tuż obok innych możliwości wystawiania faktur, takich jak faktura papierowa i faktura elektroniczna.

Czytaj dalej
Szklane wieżowce biurowe widziane od dołu

Jak przygotować firmę na KSeF?

Aktualizacja – maj 2026: Artykuł powstał, gdy KSeF był jeszcze przed nami i podawał wstępne daty wdrożenia. Dziś KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. dla większości przedsiębiorców. Jeśli szukasz aktualnych informacji o tym jak działać w KSeF, sprawdź nasze nowe materiały – Aktualne terminy KSeF i Jak korzystać z KSeF.

Czytaj dalej

KSeF, na czym polega zmiana dla przedsiębiorców?

Faktury będą musiały być wystawiane przez podatników w formie ustrukturyzowanej, czyli w formacie XML zgodnym ze schemą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Wystawienie faktury będzie polegało na przesłaniu pliku XML na portal KSeF. Potwierdzeniem wystawienia faktury na portalu będzie uzyskanie indywidualnego ID z systemu KSeF, służącego do identyfikacji dokumentu.

Czytaj dalej